Chegada de colaboradores deve respeitar procedimentos legais, administrativos e de gestão
A diversificação da economia brasileira nos últimos anos, com períodos de alta e queda nos índices, foi um dos principais fatores que contribuíram para que a taxa de turnover no País crescesse em relação a outros locais pelo mundo. Na última década, por exemplo, segundo pesquisa global da Robert Half, empresa de recrutamento especializado, o Brasil foi considerado o “campeão” mundial de turnover, com taxa de rotatividade aumentando em mais de 80%, contra alta de cerca de 40%, na média, dos demais países.
Essas mudanças constantes nos quadros de trabalhadores gera uma série de desafios às empresas, seja no âmbito legal, seja em relação à própria gestão das equipes. Quanto aos aspectos jurídicos, as áreas de Recursos Humanos e de Administração ainda dedicam um tempo exagerado e relevante em cuidados legais, a despeito da crescente tecnologia no ambiente de trabalho, que deveriam facilitar sensivelmente tais processos.
Infelizmente, de acordo com dados de pesquisa realizada pela consultoria Plum em 11 países, as micro e pequenas empresas brasileiras gastam, em média, 135 dias por ano de trabalho com tarefas administrativas. Isso significa que 6,5% de todo o tempo dos funcionários dessas empresas são empregados nesses afazeres. O resultado é ruim, mas torna-se ainda pior se considerarmos que muitas dessas empresas contam com pouquíssimos funcionários em suas estruturas. Ou seja, esse tempo gasto com tarefas administrativas e que não geram valor é uma perda irreparável a todas elas.
O tempo dedicado a essas atividades em empresas brasileiras corresponde a quase quatro vezes mais do que o tempo gasto no Canadá (1,7%) e acima até de países emergentes, como a África do Sul (3,7%). A perda de produtividade dos empreendedores brasileiros chega a cerca de R$ 80 bilhões por ano.
Aspecto legal
O processo de admissão de funcionários nas empresas é complexo, conforme exaltado anteriormente. Erros nessas atividades podem representar prejuízos imediatos e riscos também em potenciais ações trabalhistas em um futuro próximo.
A Reforma Trabalhista de 2017 (Lei nº 13.467/2017) trouxe significativas mudanças à contratação de funcionários no Brasil. Um dos objetivos da reforma legal era atualizar e desburocratizar determinados aspectos da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), datada de 1943.
As mudanças trouxeram, por exemplo, novas modalidades de admissão, como a contratação de trabalhadores terceirizados para funções específicas e a regularização do contrato de trabalho intermitente, autônomo e home office.
A terceirização de trabalhadores também requer atenção e cuidados das empresas. É um mito supor que a adesão de terceirizados libera a empresa de qualquer preocupação quanto a eventuais problemas que podem resultar dessa relação. São inúmeros os casos de contratantes que se veem em problemas ao descobrir irregularidades nas relações de terceirizadas com seus contratados.
Ainda que boa parte desses problemas fique restrita às terceirizadas, por estarem no âmbito jurídico, há possíveis danos também à imagem daquelas que terceirizam serviços sem se importarem com a legalidade e adequação às normas pelas contratadas. É fundamental que, ao terceirizar serviços, as empresas exijam das contratadas toda a documentação e garantias de que a atividade está completamente dentro da lei.
Outra possibilidade de contratação regulamentada pela reforma trabalhista é a forma de trabalho intermitente, que permite que a empresa admita um funcionário para trabalhar eventualmente e o remunere pelo período em que a atividade é desempenhada.
O trabalho intermitente prevê subordinação do contratado à empresa, mas ocorre com alternância de períodos de prestação de serviços e de inatividade. Esses períodos de trabalho podem ser determinados em horas, dias ou meses, independentemente do tipo de atividade do empregado e do empregador.
É uma contratação interessante para atividades que não requerem atuação contínua, mas é preciso muita atenção com a prestação desses serviços, para que futuramente os contratados não exijam adequação em outro regime de trabalho.
Outra regulamentação da Reforma Trabalhista diz respeito ao trabalho em regime de home office, uma modalidade que se tornou inevitável em diversos segmentos em meio ao isolamento atualmente imposto pela pandemia de Covid-19. O home office, ou teletrabalho, é caracterizado quando o empregado realiza atividades de forma preponderante fora das dependências do empregador. Ou seja, é necessário trabalhar fora da empresa em ao menos três dias úteis da semana.
Esse tipo de trabalho deve ser previamente definido entre as partes e tratar, de forma detalhada, todos os aspectos que envolvem os direitos e deveres de um e de outro, sob o risco de litígios futuros. A comunicação e o relacionamento entre empregador e empregado acaba sendo necessariamente distinta nesse formato de trabalho. É preciso deixar claro os horários da jornada diária, bem como as eventuais despesas e auxílios ao empregado, ainda que seja através do fornecimento de notebook, celular ou estação de trabalho.
Cuidados legais e relativos à adequação dos contratos de trabalho, seja para novos ou antigos funcionários, podem ser vistos como exagerados por boa parte das empresas. São eles, no entanto, que garantem a segurança jurídica e trabalhista às empresas anos após a execução dos contratos.
Importante destacar, ainda, que a reforma trabalhista também ampliou a multa às empresas quando estas não efetuarem o registro de seus funcionários, de R$ 800 (pequenas e médias empresas) a R$ 3.000 (grandes empresas).
Gestão dos novos funcionários
Não são apenas os aspectos legais que devem ser observados pelas empresas no momento de contratação de novos funcionários. É necessária muita atenção para integrar e aproximar corretamente os novos colaboradores da atual equipe. O isolamento e o home office impostos pela pandemia fizeram com que boa parte das equipes tivesse de se adaptar rapidamente ao trabalho à distância.
A gestão à distância dos colaboradores tornou-se ainda mais difícil diante da contratação de novos profissionais. Afinal, como integrar e compartilhar ao novo funcionário a cultura da empresa se, muitas vezes, o trabalho em sua integralidade é realizado remotamente?
Nesse ambiente sem precedentes, algumas práticas que já eram realizadas presencialmente devem ser reforçadas pelas equipes de Recursos Humanos e de gestão como um todo. Uma adaptação ruim gera prejuízos não apenas aos novos funcionários, mas também às equipes que deixam de sentir confiança no trabalho desenvolvido pelos novos colegas. Essas situações tendem a aumentar sensivelmente a taxa de turnover das equipes.
− Acompanhamento contínuo e agenda clara
O início de um trabalhador é sempre complexo. Se esse processo ocorre apenas no ambiente virtual, torna-se ainda mais desafiador. É necessário, portanto, que a equipe de Recursos Humanos e os gestores do novo contratado façam um acompanhamento direto e contínuo do novo colaborador.
Não é exagero pensar em uma conversa diária, preferencialmente na parte da manhã, para garantir que o novo funcionário comece a jornada com maior segurança e ciente de suas responsabilidades. Mostrar-se disponível para o alinhamento das tarefas e esclarecimentos de dúvidas ao longo dos primeiros dias também é essencial à correta adaptação.
Ainda, torna-se muito importante que o novo funcionário receba uma agenda bem definida de tarefas, prioridades e expectativas de sua gestão. Para não se sentir “perdido”, ocioso ou até mesmo sobrecarregado, o colaborador deve saber quais serão suas atividades nos próximos dias.
Além disso, promova conversas – mesmo que virtuais – entre todos os colaboradores envolvidos nas tarefas. Desse modo, os novos funcionários irão se sentir parte das equipes de forma mais simples. Pode parecer um exagero, mas é esse tipo de gestão que garante um trabalho adequado e eficiente desde o início da contratação.
− Cultura de empresa e personalidade de cada colaborador
Vale salientar também que o trabalho remoto não deve diminuir o esforço da gestão em informar (e ressaltar) todos os aspectos da cultura da empresa ao novo colaborador. Determinadas burocracias exigidas no dia a dia, dinâmicas relacionadas a processos de aprovação de despesas, formato de reuniões e políticas de férias, folgas e horas extras são exemplos de informações que podem mudar de empresa para empresa e necessariamente devem ser explicadas em seus detalhes a quem passa a fazer parte das equipes.
No trabalho físico de outrora, era comum que as equipes de Recursos Humanos providenciassem um tour por todo o escritório, apresentando o funcionário a todos os colaboradores do local. Espaços comuns como sanitários e refeitório também eram mostrados, enquanto a administração reforçava os principais valores da cultura corporativa.
No ambiente virtual, no entanto, todas essas práticas foram prejudicadas. Com isso, as empresas precisam pensar em formatos variados e criativos para transparecer de forma clara todos os seus valores e princípios aos novos colaboradores.
Nesse processo de integração, conhecer com profundidade as características e personalidade do novo colaborador também ajuda no desenvolvimento de dinâmicas eficazes. Na ausência da presença física, é possível verificar junto ao profissional, por exemplo, se ele aprende melhor a partir de apresentações ou se prefere uma abordagem mais concisa e direta.
Algumas outras informações podem ajudar a humanizar e personalizar a nova chegada, de modo que a distância virtual se torne menor ou mais irrelevante. Se a área de Recursos Humanos consegue levantar todas essas informações antes do ingresso do novo colaborador, seus primeiros dias se tornam muito mais produtivos, eficazes e seguros.
Se a chegada de um novo colaborador envolve diversos desafios de ordem jurídica e de gestão, é necessário considerar também os aspectos positivos desse processo. Além de, muitas vezes, representar um aumento da equipe (e consequentemente do potencial da empresa), um novo funcionário pode trazer ótimas ideias, perspectivas e possibilidades ao ambiente de trabalho, seja físico ou virtual. Para isso, uma integração eficaz e cuidados legais e administrativos são essenciais nessa nova chegada.
Escrito por: Redação