Por que sua empresa deve adotar a estratégia que envolve organização e limpeza no ambiente de trabalho?
Vez ou outra surge no mercado e em rodas de discussão de gestão alguma metodologia tida como milagrosa no que diz respeito principalmente à gestão de talentos. Retenção de pessoas, trabalho com diferentes gerações, promoção da diversidade entre as equipes, enfim, há uma lista gigantesca de temas que podem (e geralmente são) impactados por novos e eficientes modelos de gestão.
De forma geral, no entanto, poucas delas são voltadas a aspectos relativamente tão simples e ao mesmo tempo tão complexos como organização e limpeza do ambiente de trabalho.
Um dos modelos de gestão pensado para atuar nessas questões é o Sistema 8S. Trata-se de um programa que teve origem no Japão, na década de 1960, como parte do sistema de produção da Toyota. O sistema elaborado pela empresa japonesa tornou-se um dos pilares da metodologia Lean Manufacturing. Originalmente, cada “S” corresponde a uma palavra japonesa que indica uma meta a ser atingida pelo colaborador e pela empresa.
De acordo com Hermínio Gonçalves, CEO da SoftExpert Brasil, empresa que atua com softwares para gestão empresarial, a metodologia 8S é também uma evolução do programa 5S, que tem como objetivo “ampliar as qualidades do popular método de organização e limpeza do espaço de trabalho”.
Para isso, o Sistema 8S utiliza os mesmos cinco sensos do programa original e inclui outros três elementos que são fundamentais para melhorar o trabalho em equipe, reduzir desperdícios e ampliar a capacitação dos colaboradores.
No entendimento de José Abrantes, doutor em Engenharia da Produção, a metodologia 8S é um programa de mudanças de hábitos e comportamentos — algo que em inglês se chama de Behaviour-Keeping. Com os três novos sensos, o programa foi atualizado para refletir a realidade social e os comportamentos dos trabalhadores brasileiros.
O significado de cada um dos 8 sensos
Conforme exposto, os oito sensos da metodologia 8S nasceram inicialmente de cincos princípios que constituem o programa 5S. São eles:
Seiri (Senso de utilização): a filosofia de eliminar do ambiente de trabalho qualquer coisa que não seja necessária para a sua ocupação. Para isso, é preciso separar ferramentas, peças e instruções necessárias daquelas que não têm utilidade. O conceito lembra, de certa forma, a aplicação do minimalismo, filosofia de vida que tem ganhado força em alguns países e que defende o uso de menos recursos no dia a dia. E isso se aplica não apenas à vida social, mas também ao ambiente de trabalho, já que este, muitas vezes, costuma ser uma extensão das nossas casas. Afinal, neste momento, olhando para sua mesa de trabalho, quantos itens ali você não utilizou sequer uma vez nos últimos 3 meses?
Seiton (Senso de organização): pegar os objetos que sobraram e os organizar com base no fluxo de trabalho. Certifique-se de identificar as peças e as ferramentas para facilitar o uso. Já que você reduziu o número de itens em sua estação de trabalho, a partir de agora, em tese, você terá somente objetos que verdadeiramente usa. Nesse sentido, pensando em sua própria eficiência no dia a dia, deixe-os organizados de acordo com a frequência com que os utiliza.
Seiso (Senso de limpeza): este princípio promove uma campanha de limpeza para manter a área de trabalho livre de sujeiras e impurezas. Algo trivial, certo? Mas quem trabalha presencialmente sabe que esse princípio de limpeza geralmente é preocupação de alguns, mas raramente é aplicado por todos. Isso resulta em um ambiente sujo, desagradável e que interfere na rotina de trabalho de uma forma quase imperceptível ao longo do tempo.
Seiketsu (Senso de padronização): a próxima parte do processo é implementar um ciclo de melhoria contínua na sua organização. De acordo com Gonçalves, a partir daqui o Seiri, o Seiton e o Seiso devem virar hábitos diários. A ideia principal desse princípio é garantir que todos sigam efetivamente os pontos da filosofia já implementados até então.
Shitsuke (Senso de autodisciplina): segundo Gonçalves, neste princípio, o gestor deve trabalhar para que todos os trabalhadores da equipe conquistem a autodisciplina de continuar o ciclo dos 5S em suas rotinas. Os colaboradores devem se esforçar para aplicá-los regularmente.
Foi com base nesses cinco sensos que três novos princípios foram desenvolvidos para melhor adaptar a metodologia às realidades das empresas brasileiras.
Shikari Yaro (Senso de determinação e união): promove a participação da alta direção, que deverá mudar suas atitudes primeiro para dar o exemplo. Afinal, de nada adianta cobrar que todos os seus funcionários sejam fieis praticantes dessa filosofia se a própria alta direção da empresa não se importa com sua aplicação.
Shido (Senso de treinamento): a ideia é incentivar o treinamento profissional e a educação humana. Este princípio desenvolve profissionais mais qualificados e permite a coleta de informações para o resto das etapas. Além disso, é uma oportunidade de reforçar todos esses princípios diante da alta rotatividade que envolve alguns setores de trabalho no Brasil.
Setsuyaku (Senso de economia e combate aos desperdícios): parte mais importante do novo programa, só é implementada quando todos os outros sensos já estão enraizados, indica Gonçalves. Promove a criação de um plano de redução de desperdícios, incentivando a adoção de métodos reconhecidos internacionalmente, como controle estatístico de processo (CEP), círculos de controle de qualidade (CCQ) e a filosofia da manutenção.
A seguir, Gonçalves detalha as estratégias sobre como integrar os princípios do Sistema 8S ao cotidiano de sua empresa.
Como implementar o programa 8S
- Planejamento do curso de ação
Para começar, é preciso usar o senso de determinação e direção (Shikari Yaro) para organizar a implementação do programa e motivar os trabalhadores a seguir na mesma direção. Para isso, é preciso delimitar o escopo da iniciativa, definir pontos de contato, planejar o cronograma, definir critérios de avaliação, coletar informações e criar o calendário de treinamentos.
Aqui, o ideal é montar um comitê para implementar o programa. Assim, você evita que somente uma área fique responsável por sua disseminação, garantindo melhores resultados a longo prazo.
- Treinar os colaboradores
O próximo estágio envolve os esforços de preparação e educação para que a equipe tenha o conhecimento necessário para implementar os 8S com sucesso. Esse é o momento de garantir que todos estejam alinhados com objetivos e responsabilidades. Conduzir treinamentos variados, como workshops, seminários e cursos online, é o modo para atender os diferentes estilos de aprendizado do time.
- Implementar a utilização, organização e limpeza
Os passos 3, 4 e 5, Seiri, Seiton e Seiso, envolvem uma parte operacional do processo, mas também é quando é vista a maior diferença visual no ambiente de trabalho.
É importante criar um inventário detalhado de peças e ferramentas. Determinar o que é utilizado no trabalho e o que não é também se torna essencial, organizando os itens que sobraram de maneira lógica e eficiente.
- Padronizar o sistema e desenvolver a autodisciplina
Esses passos são importantes para manter os melhores resultados atingidos nas primeiras etapas, garantindo o sucesso da organização a longo prazo.
Para isso, é preciso criar padrões para manter a organização e a limpeza alcançadas. Desenvolver processos claros e consistentes para as tarefas e criar ferramentas de gestão visual são dicas essenciais.
Além disso, é importante estabelecer metas para as equipes. Assim, você consegue efetivamente acompanhar a evolução da implementação dos 8S. Sem metas pré-estabelecidas – e principalmente sem o seu correto acompanhamento – a aplicação dos 8S pode gerar impressões incorretas a toda a equipe de que, por exemplo, não traz resultados práticos ou de que é uma preocupação de apenas parte da equipe.
- Implementar um senso de economia e redução de desperdícios
Para integrar o princípio de Setsuyaku dentro da metodologia, é importante identificar áreas de ineficiência nos processos e nas práticas atuais e avaliar que tarefas podem ser otimizadas.
Após isso, estratégias serão desenvolvidas para minimizar o desperdício e otimizar fluxos. Nesse sentido, é preciso criar uma cultura de economia entre os colaboradores, encorajando-os a pensar de maneira crítica sobre o uso de recursos.
Importante destacar também que essa identificação de desperdícios deve envolver profissionais de todos os setores da empresa. Caso contrário, você gerará um movimento positivo somente em determinada área, que se sentirá desprestigiada se somente sua unidade de trabalho passar por redução de desperdícios e implementação de políticas de economia.
- Monitorar e avaliar a efetividade dos treinamentos
Certifique-se de que os programas de treinamento estão evoluindo de modo consistente para atender às necessidades da sua organização e dos colaboradores. Implemente um sistema para monitorar e avaliar a eficácia dos programas de treinamento.
O ideal é promover uma rodada de treinamento obrigatório a cada ano ou em um período que a empresa julgar mais adequado. Essas rodadas de treinamento servem não apenas para reforçar os conhecimentos de colaboradores antigos, que já participaram anteriormente, mas também para treinar novos funcionários. Caso contrário, a força de trabalho da empresa estará sempre incompleta na adequação e aplicação do Sistema 8S.
A metodologia 8S se apresenta como uma poderosa ferramenta de transformação organizacional. Ela não apenas é capaz de otimizar os espaços físicos de trabalho, como também os hábitos e comportamentos dos colaboradores. Atualmente, é um programa utilizado por empresas dos mais diversos portes e dos mais variados setores, ainda que, em tese, tenha nascido no setor automobilístico.
Ao incorporar os três novos sensos, o 8S vai além da simples organização e limpeza, promovendo um ambiente de trabalho mais colaborativo, capacitado e eficiente. Implementá-lo requer um compromisso com o treinamento contínuo e a melhoria constante, mas os resultados podem ser substanciais.
Escrito por: Redação