Livro mostra como aplicar conceitos do método GTD para melhorar eficiência de equipes
Em 2001, o escritor, consultor e palestrante americano David Allen desenvolveu o método GTD, sigla em inglês para Getting Things Done (em português, algo como “fazendo as coisas acontecer”). Seu objetivo principal é tirar as tarefas da cabeça e colocá-las em um sistema centralizado, como um planner, app ou planilha. Trata-se, essencialmente, de um método baseado em cinco etapas: capturar, esclarecer, organizar, refletir e engajar.
À época, um dos principais focos do método era auxiliar indivíduos na organização e gestão de suas tarefas. Atualmente, no entanto, Allen afirma que, além de saber que o GTD funciona em nível individual, “também se tornou claro que a melhor maneira de ampliar o sucesso individual é no trabalho em equipe”.
Desse modo, o autor, considerado um dos mais influentes estudiosos da produtividade, lança neste final de ano sua mais nova obra: Time – A arte de fazer acontecer com sua equipe (Editora Sextante, 288 páginas, R$ 60). Escrito em parceria com Edward Lamont, cofundador e sócio da Next Action Associates, parceira GTD no Reino Unido e na Irlanda, o livro tem o objetivo de aplicar o método GTD ao ambiente de trabalho, gerando equipes mais eficientes e organizadas.
“Este livro fala sobre equipes, como elas podem dar errado e nossas perspectivas sobre o que fazer para restaurar a eficiência do trabalho em grupo. Queremos fazer pelos times aquilo que David originalmente fez para os indivíduos: esclarecer os princípios do alto desempenho saudável e, a partir daí, oferecer um guia para aplicá-los em organizações que almejem colaboração produtiva e liderança eficiente. Compartilharemos nossas experiências sobre como melhorar a percepção do ‘campo de jogo’ e ofereceremos ferramentas e intervenções que irão elevar o nível do fluxo de trabalho em equipe”, escreve Lamont, na obra.
De acordo com os autores, a maioria das coisas produtivas, criativas, inventivas, interessantes e até divertidas que fazemos envolve algum nível de coordenação e, num mundo ideal, cooperação.
“A parte irônica é que, apesar da importância organizacional ou pessoal que associamos a esses projetos, a maior parte dos métodos que usamos para prepará-los é inadequada. […] Temos visto uma mudança de panorama. Por décadas, a ênfase no desempenho humano girou em torno da mudança individual; porém, nos últimos anos, o contexto ou sistema em que o indivíduo opera passou a receber mais atenção. Ninguém trabalha isolado, então, por melhores que sejam nossas práticas, todos somos afetados pelo ambiente em que trabalhamos e vivemos”, complementam.
Um dos maiores benefícios do livro é mostrar que, ainda que o indivíduo seja organizado, isso não significa necessariamente que sua colaboração com os outros será a mais eficiente possível. Se algo der errado no sistema em que essas pessoas operam, citam os especialistas, mesmo uma sugestão infalível para solucionar o problema em nível individual só resolverá parte da questão.
O livro é bastante didático e relativamente curto, o que facilita a leitura. A ideia é que, após a leitura, as equipes possam, entre outras coisas:
- Trabalhar de maneira mais produtiva e com menos estresse, sem deixar de estimular as competências individuais.
- Melhorar a comunicação e construir relações de confiança
- Entender o que é essencial e descartar o supérfluo
- Organizar o trabalho híbrido assegurando engajamento e eficiência
- Distribuir tarefas de maneira estratégica
- Estruturar-se para reagir rapidamente a situações urgentes do dia a dia.
Os autores, afinal, perceberam que, no âmbito do trabalho, de nada adianta promover treinamentos de GTD para indivíduos se esses mesmos colaboradores falham ao atuar em grupo.
“É muito comum vermos pessoas realizar mudanças drásticas na própria vida, mas trocando as empresas em que trabalhavam por ambientes mais promissores devido à falta de estrutura e à ineficiência da equipe ao redor delas. Isso acarreta consequências”, escrevem.
“Quando o Gallup publica, no State of the Global Workplace Report (Relatório de Estado do Ambiente de Trabalho Global) de 2022, que apenas 21% dos funcionários se engajam no trabalho, é improvável que a fonte do problema esteja nos outros 79%; por si sós, os números apontam que os suspeitos mais plausíveis são a equipe ou a empresa. Esses números nos levaram a algumas perguntas que clamavam por respostas: décadas após o início do século XXI, por que não conseguimos descobrir como organizar um grande número de pessoas no ambiente de trabalho? O que nos impede de trabalhar bem uns com os outros? Por que não aprendemos a fazer com que uma força de trabalho maior seja sinônimo de mais eficiência na concretização dos propósitos da empresa? Acrescentar pessoas nem sempre significa resultados melhores. Muito ao contrário”, completam.
Para contornar esse cenário de dificuldades no trabalho em equipe, os autores também sugerem um retorno aos princípios originais e um afastamento de soluções muito baseadas em softwares. Afinal, estamos falando de desafios que são, acima de tudo, humanos. Ambos acreditam ser possível adotar medidas simples para gerar, numa equipe, uma cultura de trabalho que estimule tanto o desempenho individual quanto o coletivo.
Nesse sentido, o método GTD certamente deve contribuir. Confira a seguir algumas dicas para aplicar a solução:
- Esvaziar a caixa de entrada e colocar as tarefas em listas
- Separar as tarefas em quatro opções: as que podem ser feitas em menos de 2 minutos; as que podem ser delegadas para outra pessoa; as que precisam ser organizadas para serem feitas posteriormente, e os projetos, que são tarefas que exigem mais de uma ação.
- Dividir as tarefas em listas de contextos para não precisar percorrer um grande número de itens
- Considerar o tempo e a energia disponíveis para executar a tarefa
- Priorizar as ações que você irá tomar.
Vale a leitura e os aprendizados!
Escrito por: Redação